Procédure
smart event est une démarche facultative qui s'adresse aux manifestations temporaires et aux établissements publics fribourgeois. smart event s'effectue en parallèle de la demande d'autorisation adressée aux Préfectures du canton. Elle ne s'y substitue en aucun cas.
1. Formulaire smart event
Le dépôt d'une demande de préavis ou de labellisation s'effectue au travers d'un formulaire informatique au moins 60 jours avant le début de l'événement pour les manifestations temporaires. Pour effectuer une demande, vous devez créer un compte smart event. Vous pourrez ensuite choisir quelles types de demandes vous souhaitez faire (préavis, label) et pour quels types d'organisation (manifestations temporaires ou établissements publics).
Après ouverture d'un compte, vous pouvez en tout temps travailler sur une ou plusieurs demandes. Dans le cas d'événements récurrents, vous pourrez retrouver toutes vos données à chaque nouvel événement et même dupliquer la demande précédente pour une prochaine édition et ainsi gagner du temps. Conservez donc précieusement vos accès si cela vous concerne.
Pour l'obtention de la labellisation, un certain nombre de mesures préventives obligatoires sont à respecter.
2. Rencontre avec REPER (et) Police Cantonale
Dans le cadre d'une labellisation, la Police Cantonale et REPER réceptionnent les demandes, rencontrent les organisateurs de l'événement afin de valider le contenu de la demande (ou a minima dans certaines conditions, les contactent) et soumettent un préavis de labellisation à la Préfecture du district.
Dans le cadre d'un préavis, REPER prend contact avec les membres de l'événement et délivre ensuite son préavis sur l'événement en question à la Préfecture concernée.
3. Délivrance d'une labellisation ou d'un préavis
Les demandes de labellisation sont étudiées par les Préfectures (et par la Police du commerce pour les labellisations d'établissements publics). En cas de refus, une invitation à adapter la demande sera proposée. L'octroi du Label permet d'accéder à de nombreux avantages proposés par nos partenaires et la délivrance d'un certificat de labellisation.
Les préavis sont directement émis par REPER et sont à la libre utilisation des événements.
4. Visite et bilan
Pour toute les labellisations de manifestations temporaires, une visite a lieu durant l'événement. Ceci dans le but de constater le travail réalisé sur la place de fête et envisager des pistes d'amélioration pour une future édition. Finalement, un bilan et, au besoin, un entretien avec les organisateurs viennent clore cet engagement. Un bref compte-rendu est également adressé aux Préfectures et aux partenaires.
Les demandes de préavis ne font pas l'objet d'une visite, sauf sur demande de l'événement ou des Autorités.
Les labellisations d'établissements publics donnent lieu à un entretien annuel entre les membres de l'établissement et REPER.