Guide organisateurs

L’organisation d’une manifestation temporaire durant laquelle une vente de boissons et/ou de mets est prévue, nécessite l’obtention d’une patente K. Les formulaires de demande d’autorisation sont à disposition sur les sites internet des Préfectures. En dessous de 500 personnes attendues, le formulaire A suffit et au-delà, les formulaires A et B doivent être complétés. La demande d’autorisation doit être remise à la préfecture concernée au plus tard 60 jours avant la manifestation avec notamment l’autorisation du propriétaire du bien-fonds, le préavis communal et divers documents à fournir. L’autorisation est soumise à une taxe et à un émolument. Les autorisations de prolongation y sont aussi soumises.

Formulaire A

Formulaire B

Exemple Formulaire A - Rencontres Jeunesses Gruériennes 2025

Exemple Formulaire B - Rencontres Jeunesses Gruériennes 2025

Exemple Formulaires A et B - Frühlingsmarkt

Autorisations spéciales

• Modification des mesures de circulation (fermeture de route, mise en sens unique, abaissement de vitesse, etc.) : 
  demande d’autorisation auprès de la Police de la circulation et de la sécurité routière
• Manifestations sportives (avec chronométrage) : 
  demande d’autorisation auprès de l’Office de la circulation et de la navigation (OCN)
• Utilisation du domaine public : 
  demande d’autorisation auprès de la Commune en question
• Utilisation des sentiers pédestres : 
  demande d’autorisation auprès du Service des forêts et de la nature
• Traversée de cours d’eau : 
  demande d’autorisation auprès du Service de l’environnement

Vos partenaires compétents en cas de questions :

• Préfecture du district concerné
• Autorité communale concernée

Selon le type de manifestation et son ampleur, l’organisateur·ice peut être mandaté·e afin d’établir un concept de sécurité par écrit pour soumission et validation par la Police cantonale. Dans tous les cas, un concept de sécurité est vivement recommandé.

Les points suivants sont à prendre en considération dans le concept de sécurité d’une manifestation temporaire :

Type de manifestation

• Manifestation à caractère politique, religieux, culturel, karaoké, sportive, etc.
• Genre de manifestation (soirée dansante, repas de soutien, fête de jeunesse, concert, soirée hip-hop, Rock, etc.)
• But de la manifestation
• Présence d’artistes et/ou DJ

Programme et horaires

• Date(s)
• Heures d’ouverture et de fermeture

Local / lieu de la manifestation

• Type de lieu, adresse
• Contrat de location, infrastructures, cantine, etc.
• Infrastructures, montage et démontage
• Capacité d’accueil (selon extrait ECAB)

Service d’ordre

• Entreprise mandatée et contrat
• Missions (gestion de conflits, patrouilles préventives, lutte contre la fumée, surveillance d’objets, libérer les sorties de secours, lutte contre la consommation d’alcool non vendu sur place et la consommation des stupéfiants, fermeture par étapes, etc.)

Âges d’admission

• Accès autorisé aux mineur·es de moins de 15 ans que s’ils ou elles sont accompagné·es d'un adulte auquel ils ou elles sont confié·es. (conformément à la Loi sur les établissements publics LEPu) 
  Les organisateur·rices sont responsables de l'observation de ces limites d'âge.

Prescriptions services du feu

• Les prescriptions de protection incendie AEAI sont à respecter, voir sur le site internet de l'ECAB

Denrées alimentaires

• Instructions concernant la remise de denrées alimentaires lors de manifestations temporaires à télécharger sur le site internet du Service de la sécurité alimentaire et des affaires vétérinaires (SAAV)

Vente de boissons (cf LEPu)

• Prix affichés
• Vérification de l’âge en cas de doute
• Refus de servir de l’alcool aux personnes alcoolisées en excès
• Interdiction des jeux et des concours liés à l'alcool
• Aucune publicité active invitant à la consommation d'alcool et de substances psychotropes (produits du tabac, CBD, etc.)
• Aucune publicité ni promotion autorisée pour les alcools forts
  Directive sur les Happy Hours fribourgeois
• Aucune boisson alcoolisée vendue aux jeunes de moins de 16 ans
• Uniquement les boissons fermentées (bière, cidre, vin, champagne) peuvent être vendues aux jeunes entre 16 et 18 ans (panneaux de rappel des âges disponibles gratuitement sur smart event)
• Boissons distillées uniquement dès 18 ans révolus
• Aucun récipient en verre (exception possible pour le vin si les bouteilles sont consignées)
• Formation personnel de bar sur www.age-check.ch
• Formation responsable de bar sur smart event

Prévention

• Recours à la labellisation smart event ou smart event+, cette dernière comprend les mesures du label smart event et intègre davantage de critères renforçant la durabilité de l’événement
• Faire respecter la législation contre la fumée passive

Contact avec diverses associations :

• Association REPER - prévention et promotion de la santé
• Association AdO - prévention et réduction des risques par les pairs
• Centre empreinte - centre de compétences en santé sexuelle
   

Dispositif médico-sanitaire

• Respect des directives d’organisation du service sanitaire selon le type de manifestation et l’affluence (samaritains, médecin et/ou ambulance)
• Premiers secours assurés par les organisateur·ices avec notamment une trousse de premier secours sur place
• Présence ou non de défibrillateurs et plan de leurs emplacements
• Chemin d’accès au poste sanitaire garanti en tout temps et accès ambulance le plus proche de l’événement
• Annonce de l’ouverture et la fermeture du poste sanitaire à la Centrale 144 par le responsable sanitaire
• Tenue d’un journal des patients anonymisé pour le Service d’ambulance concerné

Météo

• Plan de sécurité et d’évacuation en cas de météo à risques
• Selon la nature de la manifestation: prévoirun plan B en cas d'imprévus liés à la météo (canicule, inondation, pluie, etc.)

Mobilité et infrastructures

• Accessibilité pour les personnes en situation de handicap (mobilité réduite, sourds et muets, aveugles, etc.)
• Encourager l'utilisation des transports en commun, la mobilité douce et le covoiturage, via les supports de communication.
• Concept de circulation à étudier avec les points ci-après à prendre en considération. Selon le type de manifestation, l’organisateur·rice peut être mandaté·e afin d’établir un concept écrit pour soumission et validation par la Police cantonale.
  Est à prendre en compte, voire élaborer sous la forme d’un concept, puis à gérer par l’organisateur·rice et/ou entreprise agréée, un plan du site avec :
  • les chemins d’accès et de départ pour les véhicules et piétons
  • prévoir un nombre de places de parc suffisant en rapport avec le nombre de personnes attendues
  • prévoir une variante beau et mauvais temps
  • planifier la déviation, barrage, pose de la signalisation et signalisation avancée
  • pour les fermetures et déviations de route une demande est à adresser à l’Officier de circulation de la Police cantonale
  • instruire et gérer les plantons de circulation, parqueurs
  • gérer le flux des piétons
  • prévoir l’accès pour les services feu bleu
  • prévoir un plan d’évacuation
  • prévoir un éclairage suffisant
  • emplacements divers
  • camping
  • toilettes
  • rapatriement (avis aux transports publics et taxis locaux, collaboration avec Nez Rouge, etc.)
  • informations par voie de presse et ou sur site web de l’événement
  • sur les routes / places publiques, uniquement du personnel formé à la circulation peut être engagé

Assurance RC

• L’assurance responsabilité civile (RC) couvre les dommages causés par les organisateur·ices lorsque leur responsabilité est engagée
• Obligatoire pour certaines manifestations, sinon recommandée

Droits d’auteur pour la musique

• Lors de toute diffusion et/ou exécution musicale, une autorisation doit être demandée et obtenue auprès de SUISA

Son

• Respect de la directive son et laser

Appareil à faisceau laser

• Annonce à adresser au Service de la police du commerce
• Formulaire à disposition sur les sites des Préfectures
   

Gestion des déchets

• Les déchets doivent être éliminés conformément à la législation sur les déchets
• Le développement d’un concept d’évacuation des déchets est recommandé
   

Permis artistique (artistes étrangers)

• Une demande à la Police du Commerce de permis artistique doit être établie pour toute représentation à caractère artistique et/ou musical

Exemples de concepts de sécurité : 

Concept de sécurité RJG Broc

Concept sécurité 12hAuge

Analyse des risques Giron Torny

Votre partenaire compétent en cas de questions : 
Préfecture du district concerné

Tout·e organisateur·ice de manifestation  est tenu·e responsable de mettre en place des mesures visant à protéger la jeunesse face à certains risques, dont voici quelques précisions :

• Âges d’admission : conformément à la Loi sur les établissements publics (LEPu), les mineur·es de moins de 15 ans révolus doivent être accompagné·es d’un adulte auquel ils ou elles sont confié·es.

• Aspects légaux en termes de vente de boissons : nécessité de prévoir des affiches mentionnant les âges légaux d’achat et de consommation d’alcool (+16ans pour les alcools fermentés et +18ans pour les alcools distillés). Ainsi que de mettre en évidence des boissons non alcoolisées selon la “clause sirop” selon laquelle au moins trois boissons sans alcool de nature différente doivent être proposées à un prix inférieur, à quantité égale, à celui de la boisson alcoolisée la moins chère.

• Prévention
  • smart event : service sur collaboration des Préfectures, de la Police et de l’association REPER (partenaire de prévention dans le canton de Fribourg) offrant un accompagnement et un soutien dans le choix et la mise en place de mesures préventives, sécuritaires et durables adaptées à la manifestation donnant accès à de nombreux avantages financiers et organisationnels
  • Association AdO : “pour que la fête reste une fête” l'association est active dans la prévention et la réduction des comportements à risque en milieu festif.
    • AdO Preventeam : action de terrain à travers une présence visible et des patrouilles par les pairs ayant pour but de prévenir et réduire les comportements à risque.
    • Be my angel : action de prévention en termes d’alcool et de sécurité routière basée sur une idée simple : encourager les groupes à désigner un⸱e conducteur·rice sobre qui se chargera de raccompagner en sécurité ses ami·es en fin de soirée.
  • Mille sept sans : association fribourgeoise de sensibilisation et de prévention des violences sexistes et sexuelles dans l’espace public.
    • Charte Aretha : outil de prévention mis à la disposition des établissements publics nocturnes et des manifestations. Devenir signataire permet de lutter contre les comportements discriminants et de créer un cadre respectueux, accueillant et sûr pour les visiteurs.
  • Empreinte : centre de compétences en santé sexuelle, Empreinte propose des stands de conseils de prévention et de promotion de la santé sexuelle didactiques et décomplexés sur les lieux de fête.

Vos partenaires compétents en cas de questions : 
Association REPER

Les organisateur·ices de toute manifestation temporaire ont l’obligation légale d’avoir réfléchi en amont à un concept médico-sanitaire afin d’assurer une bonne prise en charge des participant·es en cas d’urgence lors de l’événement. Ce dispositif doit répondre aux directives de l'Interassociation de sauvetage (IAS) concernant l'organisation du service sanitaire lors de manifestations.

Selon l’ampleur de l’événement, les organisateur·ices doivent prévoir un service sanitaire conforme aux directives d’organisation (samaritains, médecin, ambulance) et soumettre le concept médico-sanitaire à la Préfecture du district concerné. L'organisation du plan de service sanitaire incombe aux organisateur·ices. Ce dispositif doit être préavisé par le Service d’ambulances local. Pour information, le transport en ambulance n’est possible que par une ambulance validée par le Canton et reconnue IAS.

Les organisateur·ices doivent s’assurer de la tenue d’un journal des patients (anonymisé), qui sera transmis au Service d’ambulance concerné au plus tard 5 jours suivant la manifestation. Tout acte médical-délégué doit être autorisé par le médecin responsable de l’organisation des premiers secours, et l’administration de médicaments doit être inscrite dans un rapport.

La responsabilité des organisateur·ices pourrait être engagée en cas de problème, d’où l’imporrance de mettre en place un concept médico-sanitaire adapté, en collaboration avec des samaritains, médecins et/ou ambulances, selon l’ampleur de l’événement. Cela permet de transférer certaines responsabilités et d’apporter une expertise médicale sur place. 

Une trousse de premier secours doit être disponible à chaque manifestation temporaire, qui doit être annoncée à la centrale sanitaire 144 par le responsable sanitaire. Cette trousse doit idéalement à minima contenir : gants jetables / masques de protection / pansements et compresses / ruban adhésif / désinfectant / ciseau médical / pince à épiler / couverture de survie / pochettes de froid instantané / gel ou crème contre les piqûres / sérum physiologique (nettoyage des plaies ou yeux).

En fonction de l’ampleur de la manifestation, la présence de samaritains ou d’infirmier·ères diplômé·es à l’interne de l’organisation peut suffire, mais cette organisation doit être expliquée et validée dans le cadre du préavis médico-sanitaire.

En cas de doute, il est fortement recommandé de contacter les Services d’ambulances ou Préfectures compétentes.

Vos partenaires compétents en cas de questions :

• Service d’ambulances du district concerné
• Préfecture du district concerné

La durabilité concerne les aspects environnementaux, sociaux et économiques des manifestations.

En Suisse, un cadre international, l'Agenda 2030, a été adopté et les organisateur·ices doivent prendre toutes les mesures utiles pour contribuer à ces objectifs de durabilité.

Environnement

Votre manifestation peut impacter différents facteurs environnementaux tels que l’eau, le sol, l’air, la faune, la flore, les riverains, etc.

Il est important d’identifier ces facteurs pour limiter les impacts négatifs de votre événement. Le portail cartographique cantonal permet d’identifier les contraintes légales en lien avec le périmètre de fête : https://map.geo.fr.ch/.

Les questions environnementales sont aussi étroitement en lien avec la protection du climat, soit la réduction des émissions de CO2 générées par ou à travers l’organisation d’une manifestation. Il est donc également important de considérer les thématiques suivantes :

• Achats
  Adopter la méthode de 5R visant à refuser ce qui n’est pas nécessaire, réduire le gaspillage, réutiliser les matériaux, réparer ce qui est cassé et recycler ou rendre à la terre ce qui est possible.
   
• Alimentation
  Proposer des alternatives locales, de saison et/ou équitables, saines et diminuer les options à base de viande et de poisson par des alternatives végétariennes et/ou véganes.
  Limiter le gaspillage alimentaire en proposant des demi-portions, des plats à emporter et revaloriser ou distribuer les restes alimentaires.
   
• Déchets
  Limiter au maximum la génération de déchets, éviter les objets/emballages à usage unique et valoriser les déchets produits à travers le recyclage et la revalorisation des ressources. Opter pour la vaisselle réutilisable. La labellisation vous offre un rabais auprès d'Ecomanif. Prendre toutes les mesures utiles afin que les eaux usées générées soient évacuées ou traitées correctement et que les déchets soient triés et évacués selon les instructions de l'autorité communale concernée. Maintenir le périmètre de la manifestation temporaire propre en tout temps.
   
• Énergie
  Utiliser au maximum les énergies renouvelables et limiter l’utilisation d'appareils énergivores ou de chauffages.
   
• Mobilité
  Opter et promouvoir au maximum les modes de transports doux, tels que les transports publics, le vélo, la marche à pied ou le covoiturage. En informer et encourager le public à ce propos via le site internet de l’événement, les réseaux sociaux ou même lors de l’événement.

Social

Les questions d’inclusion et d’accessibilité sont des éléments centraux à prendre en considération. Il est important de penser à ces aspects autant pour les visiteurs que pour l’équipe d’organisation et les bénévoles engagé·es :
 

• Accessibilité / Inclusion
  Viser à rendre l’événement le plus accessible possible par exemple au niveau de :
  • la mobilité
  • la gratuité/les tarifs réduits (étudiants, AVS, AI, Carte culture, etc. )
  • le langage utilisé dans la communication (langage simplifié)
  • l'accueil d'un public diversifié.

Économie

Les manifestations doivent apporter un impact économique positif pour le quartier ou la région où elles se déroulent. Il est important d’évaluer le rayonnement qu’apporte l’événement vis-à-vis des coûts et impacts qu’il engendre. L’implication des acteur·ices locaux·ales est vivement recommandée pour faire vivre l’économie locale et tendre vers une économie plus circulaire.

Vos partenaires compétents en cas de questions :

• Autorité communale concernée
• Bureau cantonal de la durabilité
• Service de l’environnement